E-Mailarchivierung - nicht nur ein "Muss"

Von vielen Unternehmen gerne ignoriert, ist die E-Mailarchivierung gesetzlich vorgeschrieben. ELO liefert alle Instrumente, um diese Pflicht zu erfüllen. Aber das Archivieren und Verwalten der E-Mails über eine zentrale E-Mailarchivierung hat auch viele praktische Nutzen im Arbeitsalltag.

Ihre Vorteile

	Mails können sofort gefunden werden, auch über lange Zeit
	Mails können von allen (berechtigten) Personen eingesehen werden
	Mails werden nur einmal gespeichert, nicht mehrfach. Große Anhänge "müllen" die Postfächer nicht mehr zu
	Durch die Integration z.B. in MS Outlook ist das Verwalten der Mails ein Kinderspiel und stört den Arbeitsablauf nicht
	Der Benutzer wird von der Entscheidung befreit ob eine Mail wichtig ist oder nicht
	Regeln steuern die Mails im Unternehmen

Der Gesetzgeber ist mit im Boot

Für Kaufleute, zu denen auch die Personen- und Kapitalgesellschaften gehören, werden besondere Pflichten an die Aufbewahrung von geschäftlicher Korrespondenz geknüpft. Nachfolgend ein kleiner Auszug aus den relevanten gesetzlichen Unterlagen.

E-Mails werden als Handelsbriefe iSd HGB und der Abgabenordnung gesehen (vgl. auch §§ 37a HGB, 35a GmbHG, 80 AktG), so dass auch für diese die handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gelten (10 Jahre).

So verpflichten §§ 238 Abs. 2, 257 Abs. 1 Ziffern 2. und 3., Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) den Kaufmann, abgegebene Handelsbriefe  wiedergebbar zurückzubehalten und empfangene und abgesandte Handelsbriefe mindestens für die Dauer von 6 Jahren so aufzubewahren, dass diese jederzeit verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Vortrag "Wozu E-Mail- und Dokumentenmanagement?"

So funktioniert die E-Mailarchivierung