🎄 Digitalisierung.Einfach.Machen – Türchen 1

3 häufige Fehler beim digitalen Ablegen vermeiden

Wer kennt es nicht? Man sucht eine Datei, weiß ganz genau, dass man sie irgendwo abgespeichert hat – aber egal, welchen Ordner man öffnet, nichts ist da, wo es sein sollte. Willkommen im digitalen Dschungel!

In unserer ersten Folge von „Digitalisierung.Einfach.Machen – dein Fluctus IT Podcast“ sprechen wir über drei typische Stolperfallen bei der digitalen Ablage und natürlich darüber, wie man sie ganz leicht umgehen kann.

1️⃣ Fehler: Keine einheitliche Struktur

Viele Unternehmen wachsen in ihre Ablagestrukturen hinein – ohne Plan, ohne Konzept, dafür mit vielen Unterordnern, die irgendwann keiner mehr versteht. Das ist wie eine Werkstatt ohne Werkzeugwand: Man findet den Hammer, aber nur nach zehn Minuten Suchen.

Fluctus-Tipp:
Lege eine einheitliche Ordnerlogik fest – am besten nach Prozessen, nicht nach Personen.
Statt „Sandra/Angebote“ funktioniert „Kunden > Angebote > Jahr“ viel besser.
Ebenso wichtig: sprechende Dateinamen, z. B.
2025-11-Angebot_Mueller.pdf
Klingt langweilig, spart aber jeden Tag wertvolle Zeit.

2️⃣ Fehler: Ablage ohne Berechtigungen

„Alle dürfen alles sehen“ klingt nach Teamspirit – führt aber schnell zu Chaos.
Gelöschte Dateien, versehentlich geöffnete vertrauliche Informationen oder unklare Verantwortlichkeiten gehören zu den größten Risiken in digitalen Ablagen.

Gerade in ELO Professional lassen sich Berechtigungen und Versionierungen perfekt steuern.

Fluctus-Tipp:
Definiere klare Zugriffsrechte pro Abteilung.
Lieber erst beschränken und später öffnen – statt andersherum.

3️⃣ Fehler: Ablage ohne Kontext

Eine Datei ohne Informationen ist wie ein Karton ohne Etikett – man weiß nicht, was drin ist.
Wenn später niemand mehr nachvollziehen kann, warum die Datei erstellt wurde oder zu welchem Vorgang sie gehört, beginnt die Sucherei von vorn.

Fluctus-Tipp:
Nutze Metadaten und Schlagwörter: Projektname, Kunde, Thema, Bereich.
In ELO lohnt sich zudem die automatische Klassifikation – dann erledigt das System vieles von selbst.

Bonusfehler: Papierlos heißt nicht planlos

Viele glauben, Digitalisierung bedeute: weniger ablegen, weniger Struktur, weniger Regeln.
Doch das Gegenteil ist der Fall.
Digitalisierung heißt besser planen, klarer strukturieren und intelligenter ablegen.

Mit einem definierten Prozess, automatischen Workflows und einem klaren Verantwortlichkeitsmodell wird die digitale Ablage zu einem echten Effizienz-Booster.

Fazit

Eine gute digitale Ablage ist kein Hexenwerk. Sie braucht keine teuren Systeme oder komplizierten Prozesse – nur ein wenig Struktur, Disziplin und die passenden Werkzeuge.
Wenn das steht, verschwinden die Suchen um 17 Uhr vor Feierabend ganz schnell aus dem Alltag.

Mach’s dir leicht.
Digitalisierung. Einfach. Machen.

🎧 Jetzt die Podcastfolge anhören

Die komplette Episode findest du in unserem Podcast „Digitalisierung.Einfach.Machen“.
Dort gehen wir noch tiefer auf die einzelnen Punkte ein – praxisnah, verständlich und mit einem Augenzwinkern.