🎄Digitalisierung.Einfach.Machen – Türchen 9
3 digitale Helfer, die deinen BĂĽroalltag wirklich leichter machen
An digitalen Tools mangelt es in den meisten Unternehmen nicht – im Gegenteil: Viele nutzen so viele Werkzeuge gleichzeitig, dass der Überblick verloren geht. Die eigentliche Herausforderung ist also nicht, welche Tools wir haben, sondern wie wir sie nutzen.
In Türchen 9 unseres Adventskalenders stellen wir drei digitale Helfer vor, die im Büroalltag sofort spürbar entlasten – vorausgesetzt, sie sind klar geregelt und konsequent eingesetzt.
💡 Tool 1: Das Fluctus-Projektmanagement – der zentrale Ort für alle Aufgaben
Die meisten Aufgaben entstehen in Outlook:
Mails, Kundenfragen, interne Hinweise.
Doch die größte Fehlerquelle bleibt immer gleich:
Die Aufgabe bleibt in der Mail – und später im Kopf hängen.
Bei Fluctus gibt es deshalb eine klare Regel:
👉 Alle Aufgaben wandern konsequent ins Fluctus-Projektmanagement.
Warum das so gut funktioniert:
- klare Verantwortlichkeiten
- Fälligkeiten auf einen Blick
- Fortschritt & Status fĂĽr alle sichtbar
- Kommentare, Rückfragen & Anhänge an einem Ort
- kein Nachtelefonieren – der Stand ist transparent
Der groĂźe Vorteil:
Informationen bleiben nicht verteilt – sie landen dort, wo sie bearbeitet werden.
💡 Tool 2: OneNote – Notizbuch, Ideenspeicher & Meetingbegleiter
OneNote ist ein unscheinbarer, aber unglaublich starker Helfer im BĂĽroalltag:
Besprechungsnotizen, Projektskizzen, Links, Screenshots – alles findet seinen Platz.
Besonders hilfreich:
- ein Notizbuch pro Bereich
- Seiten fĂĽr Kunden, Projekte oder Meetings
- Suchfunktion ĂĽber alle Inhalte
- perfekte Ergänzung zu ELO, cobra & WinLine
So bleiben Gedanken nicht im Kopf hängen – sondern sind jederzeit auffindbar.
💡 Tool 3: Screenshot-Tools – schneller erklären statt lange schreiben
Gerade im Support oder in der Einarbeitung sind Screenshots Gold wert.
Ein Bild spart oft mehrere Absätze Text.
Das integrierte Snipping Tool in Windows reicht für viele Fälle aus.
FĂĽr Vielnutzer empfiehlt Sven aber besonders:
- Greenshot
- Screenpresso
Ideal fĂĽr:
- Fehlermeldungen
- RĂĽckfragen von Kunden
- interne Dokumentationen
- Schritt-fĂĽr-Schritt-Anleitungen
Screenshots machen Kommunikation klarer, schneller und weniger fehleranfällig.
🤝 Tools funktionieren nur, wenn sie klare Regeln haben
Die wichtigste Frage lautet nicht:
„Welches Tool nutze ich?“,
sondern:
„Wofür nutze ich welches Tool und wo landet die Information am Ende wirklich?“
Klarheit reduziert Chaos.
Und genau das bringt echte Entlastung.
Fazit
Digitalisierung heißt nicht, möglichst viele Tools zu verwenden – sondern die richtigen.
Ein zentraler Aufgabenplatz, ein strukturiertes Notizsystem und schnelle visuelle Erklärungen können den Büroalltag spürbar erleichtern.
Mach’s dir leicht.
Mach’s digital.
Digitalisierung. Einfach. Machen