Johannes Lühders KG: Rechnungsmanagement mit ELO und WinLine
Der Süßwarenhersteller aus Stelle bei Hamburg hat 2019 mit Fluctus IT die ELO ECM Suite eingeführt. Seit Anfang 2020 arbeitet das ganze Unternehmen damit, Rechnungen laufen automatisiert durch Prüfung und Freigabe.
Ausgangslage
Die Johannes Lühders KG wurde 1909 gegründet und produziert mit rund 130 Mitarbeitenden Ingwer-Spezialitäten und rund 350 Süßwarenprodukte, die weltweit verkauft werden.
Bis 2019 bestimmte Papier die internen Abläufe. Tausende Ein- und Ausgangsrechnungen pro Jahr wurden von Hand abgelegt, die Archivfläche wuchs, und die Suche kostete Zeit. Ziel waren eine rechtskonforme elektronische Archivierung und ein automatisiertes Rechnungsmanagement, damit keine Skontofristen mehr verloren gehen.
Lösung
Mitte 2019 begann Fluctus IT mit der Einführung der ELO ECM Suite, zuerst in Buchhaltung und Einkauf, danach in Compliance, Fertigung, Personalwesen, Qualitätsmanagement, Vertrieb und Versand. Eingehende Papierdokumente werden gescannt und GoBD-konform abgelegt, E-Mails archiviert ELO XC automatisch.
Über die von Fluctus IT entwickelte Schnittstelle Winline2ELO ist ELO mit dem ERP-System mesonic WinLine verbunden. ELO DocXtractor liest Rechnungsdaten aus, gleicht sie mit dem ERP ab und startet den Freigabe-Workflow. Nach der Freigabe übernimmt ELO Invoice die Buchung und stößt die Zahlung an.
Ergebnis
Rechnungen laufen deutlich schneller durch, Skontofristen werden automatisch überwacht, und die Geschäftsführung sieht die Liquidität auf einen Blick. Dank Schulung hatten sich die Mitarbeitenden schnell an die neue Arbeitsweise gewöhnt.
„Von der Einführung eines ECM-Systems versprachen wir uns deutlich mehr Transparenz und Effizienz, nicht zuletzt durch automatisierte Prozesse und Workflows. Auch die integrierte Suchfunktion überzeugt durch eine erhebliche Zeitersparnis.“
Christiane GroschykKaufmännische Leitung, Johannes Lühders KG„Obwohl wir bisher lediglich 30 Prozent der Möglichkeiten der ELO Lösung ausschöpfen, sind wir mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Die Mitarbeiter waren dank der Schulung rasch mit der neuen Arbeitsweise vertraut und möchten diese nicht mehr missen.“
Christiane GroschykKaufmännische Leitung, Johannes Lühders KGZitate aus dem Anwenderbericht, Stand 2022.
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