Technische Universität Hamburg: Prüfungsunterlagen und Dokumente mit ELO
Rund 2.000 Klausuren im Jahr, dazu Bestellungen, Rechnungen und E-Mails: Das Institut für Mechanik und Meerestechnik der TU Hamburg hat sein Papierarchiv mit Fluctus IT durch ELOprofessional ersetzt.
Ausgangslage
Das Institut muss gegenüber dem Prüfungsamt auskunftsfähig sein und Unterlagen bei Streitigkeiten schnell finden. Bisher lagen die Prüfungsunterlagen in Aktenordnern, das kostete die Mitarbeitenden viel Zeit. 2010 nahm Oberingenieur Dr.-Ing. Marc-André Pick Kontakt zu Fluctus IT auf.
Lösung
Nach einer Analyse empfahl Fluctus IT ELOprofessional. Neben den Prüfungsunterlagen werden Bestellungen, Rechnungen und weitere Dokumente abgelegt, die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archivierung übernimmt ELO ebenfalls. Über einen Terminalserver greifen die Mitarbeitenden auch unterwegs zu, und die vorhandenen Scanner starten den Scanvorgang direkt in ELO.
Ergebnis
Dokumente sind auf Knopfdruck auffindbar, die Mitarbeitenden sind entlastet und nehmen das System gut an. Als nächster Schritt ist die Nutzung von Workflows für Belege geplant.
„Das Arbeiten mit ELO ist unkompliziert und einfach. Unsere Dokumente wiederzufinden ist nun ein Kinderspiel. Ich kann ELOprofessional uneingeschränkt empfehlen.“
„Wir sind viel unterwegs. Der Zugriff über unseren Terminalserver war ein Muss und funktioniert auch wunderbar.“
Zitate aus dem Anwenderbericht.
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