Verträge per Klick zu unterschreiben spart Zeit. Doch nicht jede digitale Unterschrift reicht für jedes Dokument. Entscheidend ist, welche Form das Gesetz verlangt.
Merkblatt zum Download: Digitale Unterschrift: Was geht, was nicht? (PDF)
Die drei Stufen der elektronischen Signatur
- Einfache elektronische Signatur (EES): zum Beispiel ein eingescannter Namenszug oder ein Klick auf „Unterschreiben“. Reicht für alles ohne gesetzliche Formvorschrift.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig der Person zugeordnet und gegen Veränderungen gesichert. Mehr Beweiskraft, ersetzt aber keine Schriftform.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): mit Identitätsprüfung und qualifiziertem Zertifikat. Nur sie ersetzt die gesetzliche Schriftform (§ 126a BGB).
Was digital unterschrieben werden kann
- Angebote, Bestellungen, Aufträge und die meisten Verträge ohne Formvorschrift.
- Unbefristete Arbeitsverträge: Für den Abschluss selbst gibt es keine Schriftform. Den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen erlaubt das Nachweisgesetz seit 2025 grundsätzlich in Textform, mit Ausnahmen für bestimmte Branchen.
- Arbeitszeugnisse: mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form (§ 109 Abs. 3 GewO).
Nur mit qualifizierter Signatur (QES)
- Befristete Arbeitsverträge: Die Befristung braucht die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Elektronisch geht das nur mit QES. Wird nur einfach elektronisch unterschrieben, ist die Befristung unwirksam und der Vertrag gilt als unbefristet.
- Weitere Dokumente, für die ein Gesetz die Schriftform verlangt, sofern die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist.
Weiter auf Papier
- Kündigung und Aufhebungsvertrag: Hier ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB).
- Alles, was notariell beurkundet werden muss, etwa Grundstückskaufverträge.
| Dokument | Gesetzliche Form | Digital möglich mit |
|---|---|---|
| Angebot, Bestellung, Auftrag | keine | jeder Signatur |
| Unbefristeter Arbeitsvertrag | keine Schriftform für den Abschluss | EES oder FES |
| Arbeitszeugnis | elektronisch mit Einwilligung | QES |
| Befristung eines Arbeitsvertrags | Schriftform | nur QES |
| Kündigung, Aufhebungsvertrag | Schriftform, elektronisch ausgeschlossen | nicht möglich |
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Quellen: § 126a BGB; § 623 BGB; § 14 TzBfG; § 109 GewO; eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014; PKF Deutschland zum Bürokratieentlastungsgesetz IV. Stand: November 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
