Spätestens mit der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen ab 2027 stellt sich die Frage: Was passiert mit den Papierakten, die schon im Schrank stehen? Ein geordnetes Vorgehen spart Zeit und Ärger bei der nächsten Prüfung.
Schritt 1: Bestand sichten
- Welche Akten sind noch aufbewahrungspflichtig, welche können nach Ablauf der Fristen vernichtet werden?
- Wie sind die Akten heute gegliedert, zum Beispiel nach Vertrag, Entgelt, Abwesenheiten?
- Welche Unterlagen brauchen Sie im Alltag häufig, welche nur im Prüfungsfall?
Schritt 2: Struktur festlegen
Bevor gescannt wird, steht die Struktur der digitalen Akte: Register, Dokumentarten und die Merkmale, nach denen Sie später suchen, etwa Personalnummer, Name und Dokumentdatum. So passt jedes Dokument von Anfang an an seinen Platz.
Schritt 3: Scannen lassen
Große Bestände scannt man selten nebenbei. Unser Partner MicroData GmbH aus Hamburg ist auf das Digitalisieren von Papierbeständen spezialisiert: Die Akten werden gescannt, per Texterkennung durchsuchbar gemacht, klassifiziert und für die Übernahme vorbereitet.
Schritt 4: Übernahme in ELO
- Die gescannten Dokumente werden mit ihren Merkmalen automatisch in die digitale Personalakte übernommen, zum Beispiel mit dem Fluctus Universalimporter.
- Berechtigungen sorgen dafür, dass nur die Personalabteilung Zugriff hat.
- Aufbewahrungs- und Löschfristen werden direkt hinterlegt.
Schritt 5: Papier vernichten?
Ob die Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, hängt vom Dokument und vom Scanverfahren ab. Klären Sie das vorab mit Ihrer Steuerberatung und dokumentieren Sie das Verfahren. Für Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, bleibt das Papier im Archiv.
Unser Angebot
Wir planen die Akte mit Ihnen, koordinieren das Scannen mit MicroData und übernehmen die Daten in ELO. Mehr zu unseren Partnern · Sprechen Sie uns an.
Quellen: § 8 BVV; § 147 AO; MicroData GmbH, Unternehmensangaben (mdat.com). Stand: November 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
