Seit 2022 sollen Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Viele haben sich bisher befreien lassen. Diese Möglichkeit endet: Nach § 8 Abs. 3 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist eine Befreiung nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Ab 2027 gilt die elektronische Führung damit für alle Arbeitgeber.
Was genau ist Pflicht?
§ 8 Abs. 2 BVV nennt Unterlagen, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind, unter anderem:
- Nachweise zu Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis,
- die Daten der erstatteten Meldungen,
- Erklärungen geringfügig Beschäftigter, etwa zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit,
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
- eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz,
- Unterlagen und Bescheide zum Statusfeststellungsverfahren.
Unterlagen, die nicht ohnehin aus der Lohnabrechnung kommen, müssen Ihnen Behörden oder Beschäftigte elektronisch zur Verfügung stellen (§ 8 Abs. 3 BVV).
Wie lange aufbewahren?
Entgeltunterlagen sind für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Was heißt das praktisch?
- Papiernachweise der Beschäftigten müssen digitalisiert und der richtigen Personalakte zugeordnet werden.
- Die Ablage muss bei der Betriebsprüfung schnell auffindbar und vollständig sein.
- Zugriffe müssen geregelt sein: Personaldaten sind besonders schützenswert.
- Nach Ablauf der Fristen sollten Daten nachweisbar gelöscht werden.
So setzen Sie es mit ELO um
- ELO HR Personnel File: die digitale Personalakte mit Rollen- und Berechtigungskonzept, Freigabe-Workflows und Fristenübersicht.
- Revisionssichere Ablage aller Unterlagen, auch direkt aus E-Mail oder Scan.
- Aufbewahrung und Löschung über frei definierbare Fristen.
- Anbindung an die Lohnabrechnung, etwa über ELO for DATEV, damit Stammdaten nicht doppelt gepflegt werden.
Liegen noch Papierakten im Schrank? Wie Sie Altbestände digitalisieren, lesen Sie in Personalakten digitalisieren: So kommen Altbestände ins Archiv.
Wir richten die digitale Personalakte mit Ihnen ein, übernehmen Altbestände und schulen Ihr Team. Sprechen Sie uns an.
Quellen: § 8 BVV; § 28f SGB IV; IHK Gera; ELO Digital Office GmbH, Produktinformation ELO HR Personnel File. Stand: November 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
