Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr wird es ernst: Ab dem 1. Januar 2027 müssen sie Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen. Die Hintergründe lesen Sie in unserem Beitrag Bereit für den Tag X. Hier die Checkliste für die verbleibenden Wochen.
1. Betroffenheit klären
- Gesamtumsatz 2026 abschätzen: Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027, sonst ab 1. Januar 2028.
- Inländische B2B-Umsätze identifizieren. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Ausnahmen prüfen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
2. Rechnungsausgang vorbereiten
- Kann Ihr ERP XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC WL) erzeugen?
- Sind Stammdaten vollständig: Leitweg-ID bei Behörden, E-Mail-Adressen für den Versand, Bestellnummern der Kunden?
- Testlauf mit ausgewählten Kunden: Kommen die Rechnungen an und werden sie verarbeitet?
3. Rechnungseingang prüfen
- Empfangen Sie E-Rechnungen schon automatisch in einem Postfach oder System?
- Werden XML-Daten lesbar dargestellt und in die Buchhaltung übernommen, statt abgetippt zu werden?
- Gibt es einen Freigabe-Workflow mit klaren Zuständigkeiten?
4. Archivierung sicherstellen
- E-Rechnungen im Originalformat (XML) unveränderbar aufbewahren, nicht nur als PDF-Ansicht.
- Aufbewahrungsfrist beachten: Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO).
- Verfahrensdokumentation aktualisieren.
5. Team und Partner informieren
- Buchhaltung und Vertrieb schulen.
- Kunden über die Umstellung informieren.
- Steuerberatung einbinden.
Wir unterstützen Sie
Mit mesonic WinLine erzeugen Sie E-Rechnungen direkt aus dem Beleg, mit ELO Invoice verarbeiten und archivieren Sie den Eingang. Sprechen Sie uns an, wir prüfen gemeinsam, was bei Ihnen noch fehlt.
Quellen: BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung; § 147 AO. Stand: November 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
